IDTV vertrouwt op Pleo
Hoe IDTV hun wereldwijde productiekosten beheert met Pleo
De uitdaging
IDTV is al sinds 1977 een pionier in het creëren van unieke concepten voor tv, evenementen en online. Inspirerende verhalen over echte mensen, daar draait het om bij deze productiemaatschappij. Maar grote ideeën brengen ook grote uitdagingen met zich mee, zeker op financieel vlak. Daarom ging IDTV op zoek naar een slimmere manier om hun uitgaven te beheren.
Producties in binnen- en buitenland, dagelijkse transacties en samenwerken met freelancers - het beheren van de uitgaven levert het finance-team van IDTV nogal wat uitdagingen op:
Tijdrovend uitgavenbeheer
Het handmatig verwerken van de hoge transactievolumes leidde tot stress in het finance-team. Tijdens de maandafsluiting ging hun tijd vooral op aan het afstemmen van gegevens en het zoeken naar bonnetjes.
Problemen met betalingen over de grens
Producties in het buitenland brachten nogal eens gedoe met zich mee. Niet alle betaalmethodes werden geaccepteerd, waardoor er workarounds nodig waren om betalingen alsnog te voldoen.
Onvoorspelbare cashflow
Het projectmatige model van IDTV maakte de cashflow onvoorspelbaar. Zonder realtime inzicht was het een flinke uitdaging om budgetten te beheren en goed onderbouwde beslissingen te nemen.
De oplossing
Een uitgavenbeheeroplossing die flow aanbrengt in een complexe organisatie. Dat is wat Pleo in een notendop voor IDTV betekent. Dankzij Pleo heeft de productiemaatschappij eindelijk grip op hun uitgaven en inzicht in waar hun geld naartoe gaat.
"Pleo helpt onze productieteams om efficiënter te werken. Ze kunnen hun uitgaven nu realtime inzien en hun budget beter bewaken. Medewerkers hebben meer grip op hun eigen uitgaven, waardoor het finance-team veel tijd bespaart. Een win-win voor iedereen."
- Frank Wennekes, Business Controller
Het resultaat
IDTV koos voor Pleo om meer inzicht te krijgen in hun uitgavenbeheer. Met functies zoals virtuele kaarten voor freelancers en een eenvoudig goedkeuringssysteem, beschikt het finance-team nu eindelijk over een tool die de producties van IDTV kan bijbenen. Pleo leidt tot meer flow in de operationele tak van IDTV en helpt het finance-team om slimmere financiële beslissingen te maken.
Glasheldere uitgavenoverzichten
Het team krijgt realtime inzicht in hun uitgaven door Pleo te koppelen aan hun boekhoudsysteem. Het managen van budgetten is hierdoor beduidend eenvoudiger.
Meer grip op de cashflow
Dankzij realtime tracking kan IDTV hun cashflow goed in de gaten houden. Het team kan hierdoor beter vooruit plannen, sneller schakelen en betere beslissingen nemen.
Eenvoudig declaraties verwerken
Werknemers kunnen hun declaraties eenvoudig zelf beheren. Ideaal voor medewerkers die onderweg aankopen of de productiekosten voorschieten.
Geen gedoe meer met uitgaven van freelancers
Freelancers binnen IDTV kunnen gebruik maken van een virtuele betaalkaart. Frank en zijn team bepalen wie deze kaarten krijgt en kunnen de kaarten wanneer nodig blokkeren en heractiveren, bijvoorbeeld wanneer een freelancer vertrekt. Het on- en offboardingproces verloopt hierdoor een stuk soepeler.
Meer tijd voor het werk dat er echt toe doet
Nu het finance-team van IDTV minder tijd kwijt is aan administratieve rompslomp, blijft er eindelijk ruimte over voor meer strategische taken.