Bonzer gebruikt Pleo
Hoe Bonzer 700.000+ euro aan marketinguitgaven beheerde met Pleo
De uitdaging
Maak kennis met Bonzer, een gespecialiseerd SEO-bureau dat gelooft dat zoekdynamiek een van de meest duurzame manieren is om als bedrijf gevonden te worden. Of het nu via Google, Bing of YouTube is, Bonzer helpt bedrijven in Noord-Europa om hun doelgroep te bereiken via zoekopdrachten.
Bonzer werd opgericht in Kopenhagen in 2017. Het bedrijf was een van de eerste gebruikers van Pleo en is in al die jaren met ons meegegroeid. Naarmate het bedrijf groter werd, groeide ook hun tech-stack en namen hun marketingactiviteiten en bedrijfsuitgaven toe.
Gebrekkig inzicht in de marketinguitgaven
Ulrich moest constant schakelen tussen verschillende advertentieplatforms en Hubspot om te zien wat er al was uitgegeven en wat er nog betaald moest worden. Het kwam regelmatig voor dat Ulrich binnen het marketingbudget dacht te blijven, terwijl Johannes aangaf dat het budget met 20% was overschreden.
Geen tijd voor het werk dat er echt toe doet
Met een tech-stack die zo'n 200 bonnetjes per maand genereert, was het lastig om grip te houden op de bedrijfsuitgaven. Hierdoor ontbrak het Johannes regelmatig aan tijd om écht impact maken op de organisatie.
Een externe accountant voor elke entiteit
Toen Johannes voor Bonzer kwam werken, hadden alle drie de entiteiten (Denemarken, Zweden en Noorwegen) een externe accountant nodig voor de maandafsluiting. Dit leidde niet alleen tot hoge kosten, maar nam ook veel tijd in beslag. Er was immers meer communicatie en controle nodig om de administratie in goede banen te leiden.
De oplossing
Een complete uitgavenbeheeroplossing die elke bedrijfsuitgave vastlegt, gekoppeld is met je boekhoudsystemen en je grip biedt op je marketinguitgaven.
"Twee jaar geleden hebben we alles geïnternaliseerd, waarbij Pleo een grote rol speelde. Met de multi-entity-functie van Pleo konden we de boekhoudingsinstellingen voor alle drie de entiteiten rechtstreeks vanuit het platform instellen, waardoor alle finance-zaken voortaan door één persoon konden worden afgehandeld." - Johannes Max Fichtner, CFO
De resultaten
Als CFO heeft Johannes een flinke stapel werk op zijn bureau. Hij heeft daardoor geen tijd om te jagen op bonnetjes of contact te onderhouden met een extern accountantskantoor. Dankzij Pleo kunnen Ulrich en Johannes eindelijk voldoende tijd besteden aan strategische zaken. Ook andere operationele leiders binnen het bedrijf ervaren een verhoogde productiviteit.
Meer controle over de marketinguitgaven
Ulrich en Johannes zien de abonnementskaarten als de ideale tool om hun marketinguitgaven te beheren. Dankzij deze kaarten is er geen twijfel meer mogelijk over wat er waaraan wordt uitgegeven. Bovendien kan Ulrich het marketingbudget nu zelf beheren met één specifieke kaart.
Eenvoudige boekhoudkundige afsluiting voor alle entiteiten
Dankzij Pleo's multi-entity-functie heeft Johannes nu controle over alle uitgaven binnen het bedrijf (en heeft hij geen externe accountants meer nodig). Dankzij Pleo's integratie met de boekhoudsoftware, kan de boekhouding dus volledig intern worden afgehandeld.
Indrukwekkende kosten- en tijdsbesparing
Ulrich schat in dat Fetch (Pleo's integratie voor Gmail, Outlook en Microsoft 365) zo'n vijf tot zes uur werk bespaart doordat mensen geen bonnetjes meer hoeven te verwerken. Dit komt neer op zo'n 10.000 DKK (ongeveer 1.350 EUR) per maand.
Meer tijd voor strategie
Met 80-90% van de bonnetjes die via Pleo binnenkomen, besteedt Johannes slechts één tot twee uur per maand aan het verwerken van die 200 bonnetjes, waardoor hij behoorlijk wat tijd bespaart. Volgens Ulrich is het belangrijkste voordeel van Pleo dat het de strategische inzetbaarheid van Johannes vergroot.
Holistisch overzicht van waar het geld wordt uitgegeven
Met functies zoals het Analyse-dashboard van Pleo krijgt Johannes inzicht in waar het geld aan wordt uitgegeven, wat essentieel is voor het beoordelen van de bedrijfskosten.