Utilisation de Pleo - Bonzer
Comment Bonzer a géré plus de 700 000 euros de dépenses marketing en toute fluidité avec Pleo
Le défi
Bienvenue (ou velkommen) chez Bonzer, une agence de SEO spécialisée qui estime que la dynamique de recherche est l'un des moyens les plus durables pour permettre aux entreprises de gagner en visibilité. Qu'il s'agisse de Google, Bing ou YouTube, l'entreprise est fière de faire partie de cette dynamique et d'aider les entreprises des pays nordiques à entrer en contact avec leur public par le biais des recherches.
Fondé à Copenhague en 2017, Bonzer était l'un des utilisateurs bêta de Pleo et a grandi à nos côtés depuis ses débuts. Au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, ses activités (et ses dépenses) marketing ont augmenté et sa stack technique s'est développée.
Aucune centralisation des dépenses marketing
Ulrich devait jongler entre plusieurs plateformes publicitaires et Hubspot pour regrouper les dépenses effectuées sur les différents canaux et calculer les montants à payer. Cela a donné lieu à des situations où Ulrich pensait respecter le budget marketing mensuel, alors que Johannes lui signalait qu'il l'avait déjà dépassé de 20 %.
Du temps perdu sur des tâches triviales
Avec une stack technique générant environ 200 reçus par mois, il était difficile de garder une trace de toutes ces dépenses et de gérer la comptabilité. Cela laissait à Johannes très peu de temps pour plancher sur les process et plans stratégiques qui auraient pu avoir un grand impact sur l'entreprise.
Plusieurs comptables externes pour les différentes entités
Lorsque Johannes a rejoint Bonzer, les trois entités (Danemark, Suède et Norvège) employaient des comptables externes pour s'occuper des tâches de fin de mois. Cela se traduisait bien sûr par des coûts supplémentaires, mais nécessitait aussi davantage de temps pour maintenir une vue d'ensemble et gérer les employés, afin de s'assurer de la bonne clôture des comptes.
La solution
Une solution globale de gestion des frais qui capture chaque dépense au sein de l'entreprise, s'intègre avec les systèmes de comptabilité de toutes les entités et permet de maîtriser les dépenses marketing.
« Il y a deux ans, nous avons tout internalisé. Pleo a joué un rôle important à cet égard. Grâce à la fonctionnalité multi-entités de Pleo, nous avons pu mettre en place des intégrations comptables pour les trois entités directement à partir de la plateforme, nous permettant ainsi d'arriver à un point où tout ce qui concernait notre département financier pouvait être géré par une seule personne. » - Johannes Max Fichtner, DAF
Les résultats
Johannes est un DAF qui endosse de multiples rôles (de la planification financière à l'optimisation de la trésorerie en passant par le travail juridique). Il a donc mieux à faire que de courir après les gens pour récupérer des reçus ou de gérer plusieurs comptables externes. Pleo a non seulement permis de libérer un temps précieux pour que Johannes et Ulrich puissent travailler ensemble sur des questions plus stratégiques, mais a également abouti à une augmentation de la productivité dans l'ensemble de l'entreprise.
Un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les dépenses marketing
Ulrich et Johannes ont presque immédiatement saisi l'avantage d'utiliser des cartes fournisseurs pour gérer les dépenses marketing de l'entreprise. À présent, ils ont une source unique et fiable pour connaître le montant total dépensé dans ce domaine au cours d'un mois donné. Cela permet également à Ulrich de gérer lui-même ce budget, avec une seule carte dédiée au marketing.
Une clôture facile des comptes entre les différentes entités
Grâce à la fonction multi-entités de Pleo, Johannes dispose maintenant d'une vue d'ensemble complète et d'une meilleure maîtrise des dépenses totales de l'entreprise (les comptables externes ne sont donc plus nécessaires). Grâce à la possibilité d'intégrer Pleo aux outils comptables dans chaque marché, ils ont pu internaliser tous les processus.
Un gain considérable d'argent (et de temps)
Ulrich estime que Fetch (l'intégration de Pleo pour Gmail, Outlook et Microsoft 365) permet d'économiser cinq à six heures de travail aux employés, car ils n'ont plus besoin de chercher et d'importer leurs reçus. Cela équivaut à 10 000 DKK (environ 1350 EUR) par mois.
Davantage de temps pour la stratégie
80 à 90 % des reçus étant traités par Pleo, Johannes ne consacre qu'environ une à deux heures par mois à la comptabilité de ces 200 documents, ce qui lui fait gagner beaucoup de temps. « L'avantage principal que nous retirons de Pleo, c'est une plus grande présence de Johannes sur les sujets stratégiques », déclare Ulrich.
Un aperçu global de la façon dont l'argent est dépensé
Avec des fonctionnalités telles que le tableau de bord analytique de Pleo, Johannes dispose d'une transparence indispensable sur les différents domaines de dépenses, ce qui est extrêmement important pour les évaluations des coûts régulières au sein de l'entreprise.