En utgiftsrapport är ett dokument som håller reda på vad som har köpts för företagets pengar.

Den kostnadsfria mallen sparar ditt team massor av arbete kring utgiftsrapporteringen. Den beskriver exakt vad som behövs för att få utlägg utbetalda i tid och ger din ekonomiavdelning allt de behöver veta för att kunna godkänna utbetalningen så snabbt som möjligt.

Så här använder du utgiftsrapportmallen

Den färdiga utgiftsrapportsmallen är lätt att använda. För att undvika sena betalningar, se till att du fyller i utläggsformuläret så detaljerat som möjligt. Här är en fullständig beskrivning av hur du lämnar in en utgiftsrapport med hjälp av den här mallen:

• Fyll i alla obligatoriska företags- och medarbetaruppgifter, inklusive: namn, adress, avdelning, momsregistreringsnummer.
• Välj utbetalningstyp i rullistan (du kan välja mellan kontant betalning och banköverföring).
• Fyll i de obligatoriska kontouppgifterna, inklusive kontoägaren, clearingnummer, kontonummer och bankens namn.
• Ange datum för utlägget och hela namnet på köpstället.
• Välj beskrivningen av utgiften i rullistan, till exempel: boende, marknadsföring eller mat och dryck.
• Bifoga ett elektroniskt Välj beskrivningen av utgifterna i rullmenyn, till exempel: boende, marknadsföring eller mat och dryck av kvittot via kolumnen "kvitto". Ladda sedan upp filen från din dator.
• Ange hela beloppet för utlägget och se till att dela upp utlägget om du skickar in för flera utgifter.

Så bör din utgiftsmall se ut

Utgifter kommer i alla former och storlekar. Det kan vara en kaffe på ett kundmöte eller en dyr flygresa till huvudkontoret. Trots mångsidigheten hos de utgifter som ditt team lämnar in, är den här utgiftsrapportmallen en universalmodell som täcker in de vanligaste företagsutgifterna.

För snabba utbetalningar och en glad ekonomiavdelning, borde en utgiftsmall:

• Ha uppgifter om både företaget och medarbetaren som gjort utlägget.
• Vara tillgänglig för alla via dator eller mobil (särskilt för sista minuten-ändringarna).
• Inkludera så mycket detaljer som möjligt för varje utlägg, inklusive kategori, datum och kvitto.
• Möjliggöra anpassning så att det är skräddarsytt för ditt företags policy, varumärke och de mest efterfrågade utgiftstyperna.
• Tydliggöra allt som krävs för att få betalt i tid, men också vad som behövs för att ekonomiavdelningen ska slippa jaga information.

Fördelarna med att centralisera företagets utgifter med utgiftsrapportmallar

Utgifterna blir snabbt många, särskilt för växande team. Genom att hålla koll på alla dina medarbetares utgifter på samma ställe kan du enklare visualisera vad (och hur mycket) ditt företag spenderar.

Bättre kontroll över ekonomin

I slutet av månaden har ekonomiavdelningen mycket att göra. Med lösa kvitton och oredovisade utgifter kan saker snabbt balla ur. Utgiftsrapporter ger en tydlig översikt över hur mycket teamen spenderar, vilket bidrar till transparens.

Sömlös utläggsprocess

När du har koll och rapportera utgifter korrekt hålls ekonomin under kontroll och ditt team får tillbaka pengarna i rätt tid (och med rätt belopp). En färdig utgiftsmall lämnar minimalt utrymme för fel, vilket snabbar på hela utbetalningsprocessen, från att kvittot lämnas in till att beloppet betalas ut till deras personliga konton.

Låt Pleo sköta utgifterna

Tro det eller ej, men det finns ett (ännu) enklare sätt att hantera företagets utgifter. Mallar kan ta dig från A till B, men med Pleo blir resan mycket snabbare, samtidigt som du behåller kontrollen över ekonomin.

Ta bort manuell administration med digital kvittohämtning

Att hålla reda på kvitton är en av de svåraste sakerna med manuell utgiftsrapportering. Vi gör det enkelt – använd Pleo-appen för att fota ditt kvitto.

Varje köp kategoriseras rätt framför dina ögon

Pleos utgiftslösning kategoriserar alla köp, vilket gör det enkelt för ekonomiavdelningen att följa utgifter i realtid.

Spara tid, pengar och massor av arbete på varje utgift

Manuella misstag och förseningar gör det svårt att förlita sig på manuella utgiftsrapporter. Att rätta till felen tar tid. Använd Pleos automatiserade utgiftsrapportering för att vinna tillbaka den.