Att använda Pleo - Bonzer
Så hanterar Bonzer marknadsföringsutgifter på över 700 000 euro sömlöst med Pleo
Utmaningen
Säg hej till Bonzer – en contentbyrå specialiserad mot SEO som tror att sökoptimering är ett av de mest pålitliga tillvägagångssätten för dig som vill säkerställa att ditt företag upptäcks av potentiella kunder. Oavsett om det handlar om att utveckla synligheten i Google, Bing eller på YouTube känner byrån en stolthet över att kunna hjälpa företag i Norden att nå sina målgrupper genom SEO
Bonzer grundades i Köpenhamn 2017 och var en av Pleos betatestare. De har vuxit i takt med Pleo sedan starten, och under tillväxten ökade också företagets marknadsaktiviteter (och utgifter), liksom utgifterna för företagets techstack.
Svårt att få en översikt över markandsföringsutgifter
Ulrich var tvungen att hoppa mellan olika annonsplattformar och Hubspot för att försöka få en bild av vad som hade spenderats på de olika kanalerna och hur mycket som behövde betalas ut. Det resulterade i att Ulrich trodde att hen fortfarande höll sig inom marknadsföringsbudgeten för månaden, när Johannes snarare fick flagga för att den hade överskridits med 20 %.
Värdefull tid förlorades till administration
Med en omfattande techstack som genererar cirka 200 kvitton varje månad, blev det svårt att hålla reda på alla utgifter och samtidigt hantera bokföringen av dem. Det ledde till att Johannes hade väldigt lite tid att arbeta med processer eller planer som skulle kunna ha större effekt på verksamheten.
Flera externa redovisningskonsulter i olika bolag
När Johannes började på Bonzer hade vart och ett av de tre bolagen (Danmark, Sverige, Norge) egna externa redovisningskonsulter som stöttade vid månadsbokslutet. Det innebar naturligtvis högre kostnader, men krävde också mer tid för att behålla en översikt och användarhantering för att säkerställa att all bokföring blev korrekt.
Lösningen
En helhetslösning för utgifter som fångar varje enskild utgift inom verksamheten, integrerar med alla dotterbolags lokala bokföringssystem och håller marknadsföringsutgifterna under kontroll.
“För två år sedan samlade vi allt internt. Pleo spelade en stor roll i det. Med Pleos funktion för koncernhantering kunde vi ställa in bokföringsintegrationerna för alla tre bolag direkt via plattformen, vilket gjorde att vi nådde en punkt där allt som hade med vår ekonomiavdelning att göra kunde hanteras av en person.” - Johannes Max Fichtner, CFO
Resultaten
Som CFO bär du många hattar – från finansiell planering till kassaflödesoptimering och juridiskt arbete. Johannes har bättre saker för sig än att jaga efter kvitton och sköta konakten med externa redovisningskonsulter. Pleo har inte bara bidragit till att frigöra värdefull tid för Johannes och Ulrich att arbeta med mer strategiska frågor tillsammans. Lösningen har också effektiviserat verksamheten i stort.
Ökad kontroll och insyn i marknadsföringsutgifterna
Ulrich och Johannes såg nästan omedelbart fördelen med att använda leverantörskort för att hantera företagets marknadsföringsutgifter. Nu har de alltid koll på hur mycket som har pengar som har lagts på marknadsföring under en given månad. Det ger också Ulrich autonomi att själv hantera budgeten med ett enda kort dedikerat till marknadsföring.
Enkel bokföringsavstämning mellan bolag
Genom att använda Pleos funktion för koncernhantering har Johannes fått komplett översikt och bättre förståelse för företagets totala kostnader (och behöver inte längre de externa redovisningskonsulterna). Med möjligheten att integrera Pleo med varje marknads bokföringsprogram kan de sköta alla bokföringsprocesser internt.
Stora kostnads- (och tids-) besparingar
Ulrich uppskattar att Fetch (Pleos integration med Gmail, Outlook och Microsoft 365) sparar fem till sex timmars arbete eftersom användarna slipper leta upp och ladda upp sina kvitton. Det motsvarar 10 000 DKK (nästan 15 000 SEK) per månad.
Mer tid för strategi
80–90 % av företagets kvitton hanteras i Pleo. Därför lägger Johannes bara cirka en till två timmar per månad på bokföringen av företagets genomsnittliga 200 kvitton. Det sparar mycket tid. Den största fördelen vi får av Pleo är mer tid med Johannes i ett strategiskt sammanhang, säger Ulrich.
Översikt över var pengarna tar vägen
Med funktioner som Pleos analysdashboard får Johannes insyn i vad pengarna används till, vilket är viktigt när du regelbundet attesterar utgifter för verksamheten.