Met deze kant-en-klare sjabloone kunnen teams onderweg eenvoudig hun kilometervergoeding aanvragen, terwijl de financiële afdeling een hoop tijd bespaart. Zo houd je elke rit bij:

• Vul de ontbrekende gegevens in

Vul als eerste je gegevens in, inclusief je volledige naam, linksboven in het sjabloon. Noteer vervolgens de kilometerstand van je odometer aan het begin van je reis en aan het einde van de registratieperiode.

• Houd al je ritten bij

Voor elke reis voer je de datum in en selecteer je het doel in het keuzemenu, bijvoorbeeld “zakelijk” of “persoonlijk". Verstrek ook de details rondom je reis, noem bijvoorbeeld dat het gaat om een conferentie of vergadering. Voer vervolgens het vertrekpunt en de bestemming in, inclusief het aantal kilometers.

• Voeg je voertuiggegevens toe

Maak duidelijk of je auto je een privévoertuig is, of dat die eigendom is van je werkgever. Voeg ook andere informatie over de auto toe, zoals het type voertuig en de cilinderinhoud.

• Wij berekenen de aftrek voor je

Business miles are automatically calculated and entered into the ‘business miles’ column in the template. The total deduction amount is calculated using the HMRC Mileage Rate 2023 (£0.45 per mile).  

Hoe wordt de kilometervergoeding berekend?

De huidige kilometervergoeding in Nederland, zoals vastgesteld door de Belastingdienst, bedraagt maximaal 0.23 cent per kilometer. Zorg dus dat elke kilometer telt.

Verschillende methoden voor het bijhouden en berekenen van ritten

Er zijn verschillende manieren om je kilometers bij te houden. Van de ouderwetse methode, waarbij elke gereden kilometer handmatig wordt bijgehouden en berekend, tot het gebruik van technologie om de ritten van je werknemers te vergoeden.

Handmatig logboek

Het handmatig bijhouden van je afgelegde kilometers is een tijdrovende klus. Ook is het gevoelig voor menselijke fouten, waardoor het declaratieproces onnodig lang wordt.

Digitaal sjabloon

Door digitaal bij te houden welke zakelijke autoritten je maakt, kun je de gegevens efficiënt opslaan voor het terugvragen en vergoeden van kilometers. Pleo's gratis sjabloon voor kilometerregistratie doet ook de berekeningen voor je, zodat alle gegevens nauwkeurig zijn.

Kilometerregistratie-app

Een kilometerregistratie-app is de beste tool om je ritten nauwkeurig bij te houden en je gegevens veilig op de achtergrond te bewaren.

Je kilometervergoeding digitaal bijhouden levert je business veel op

Met een app die al je kilometers bijhoudt, zijn je ritgegevens altijd compleet. Ook genereer je automatisch rapporten voor je financiële team om te exporteren.

✅ Maak datagedreven beslissingen

✅ Bewaar en beveilig je gegevens

✅ Bespaar een heleboel tijd (en geld)

Het bijhouden van je kilometers met Pleo biedt veel voordelen

Een nieuwe manier om je kilometers bij te houden

Optimaliseer je kilometervergoedingen en betaal je team het juiste bedrag voor hun reiskosten. Met Pleo's declaratiefunctie worden afstand en brandstofkosten van werktrips automatisch berekend. Geef in onze app aan waar een rit begon en eindigde, en wij regelen de juiste vergoeding.

Tankkaarten voor bedrijven met individuele bestedingslimieten

Zitten jouw teamleden veel op de weg? Geef hen een slimme Pleo-betaalkaart! Met deze zakelijke kaart kunnen ze hun brandstof betalen en kan je financiële team hun betaling in realtime volgen.

Brandstofvergoeding zonder gedoe

Versimpel je declaratieproces door kilometers nauwkeurig en transparant te registreren. Met de Pleo-app kunnen je werknemers eenvoudig hun bonnetjes uploaden, waarna de uitgaven door het financiële team worden beoordeeld en vergoed.

Vragen? We staan voor je klaar

Hoe lang moet je administratieve gegevens van de Belastingdienst bewaren?

Voor de Belastingdienst moeten bedrijven hun gegevens minimaal 7 jaar bewaren vanaf het einde van het boekjaar waarin de administratie heeft plaatsgevonden.

Hoe kan een sjabloon voor kilometerregistratie helpen bij belastingaftrek?

Een nauwkeurige kilometerregistratie is belangrijk voor je administratie en voor het vergoeden van je team. Met een sjabloon dat voldoet aan richtlijnen van de Belastingdienst, kan je financiële team erop vertrouwen dat alles volgens de regels verloopt. Hierdoor bereken je ook eenvoudig de kilometervergoeding bij belastingteruggave.