Een uitgavenrapport is een document dat bijhoudt hoe bedrijfsgeld wordt uitgegeven.

Met dit gratis sjabloon bespaart je team veel werk rondom het indienen van uitgavenrapporten. Het geeft precies aan wat er nodig is om tijdig betaald te worden en geeft je financiële team de juiste informatie om een betaling zo snel mogelijk goed te keuren.

Zo gebruik je het sjabloon voor uitgavenrapportage

Het kant-en-klare sjabloon voor uitgavenrapportage is eenvoudig te gebruiken. Wil je betalingsvertragingen voorkomen? Vul het sjabloon dan zo gedetailleerd mogelijk in. In de uitleg hieronder ontdek je hoe je met behulp van dit sjabloon een uitgave indient.

• Vul alle bedrijfs- en werknemersgegevens in, inclusief: naam, adres, afdelingen, btw-nummer.
• Selecteer het type declaratie in het keuzemenu (je kunt kiezen tussen contante betaling of overschrijving).
• Vul de vereiste rekeninggegevens in, inclusief de naam van de rekeninghouder, de naam van de bank, de bankcode en het rekeningnummer.
• Voer de datum van de uitgave en de volledige naam van de vestiging in.
• Selecteer de uitgavebeschrijving in het keuzemenu, bijvoorbeeld: accommodatie, marketing of eten & drinken.
• Selecteer de uitgavebeschrijving in het keuzemenu, bijvoorbeeld: accommodatie, marketing of eten & drinken van het bonnetje via de kolom 'bonnetje'. Upload vervolgens het bestand vanaf je computer.
• Voer het volledige bedrag van de uitgave in en splits de uitgaven op als je er meerdere indient.

Hoe je sjabloon voor uitgaven eruit moet zien

Uitgaven komen in alle soorten en maten, of het nu gaat om een kopje koffie tijdens een klantbespreking of een prijzige vlucht naar het hoofdkantoor. Ondanks de veelzijdigheid van de uitgaven die je team indient, is dit sjabloon voor uitgavenrapportage geschikt voor de meest voorkomende bedrijfsuitgaven.

Voor snelle declaraties en een blij financieel team moet een uitgavensjabloon hieraan voldoen:

• Zorg dat zowel de gegevens van het bedrijf als van de medewerker die de uitgave declareert, zijn opgenomen.
• Wees voor iedereen toegankelijk via desktop of mobiel (vooral voor last-minute wijzigingen die je soms moet maken).
• Vermeld zo gedetailleerd mogelijk alle gedeclareerde uitgaven, inclusief categorie, datum en bonnetje.
• Maak aanpassingen mogelijk, zodat het is afgestemd op je beleid, je huisstijl en de meest voorkomende uitgaven van je bedrijf.
• Geef duidelijk aan wat vereist is om op tijd betaald te worden en welke informatie je financiële team nodig heeft.

De voordelen van het centraliseren van uitgaven met behulp van sjablonen voor uitgavenrapportage.

Uitgaven lopen snel op, vooral voor groeiende teams. Door alle uitgaven van je werknemers op één plek bij te houden, kun je beter visualiseren wat (en hoeveel) je bedrijf uitgeeft.

Meer financiële controle

Aan het einde van de maand, is er voor financiële teams een hoop werk te verrichten. Zeker als het op bonnetjes en declaraties aankomt. Uitgavenrapporten bieden je een transparant overzicht van waar teams geld aan uitgeven, waardoor je grip houd op je onkosten.

Gestroomlijnd declaratieproces

Door je uitgaven goed bij te houden en te rapporteren, houd je grip op je financiën en worden declaraties van je werknemers op tijd terugbetaald. Een vooraf gemaakt uitgavesjabloon laat minimale ruimte voor fouten, waardoor je het hele declaratieproces versnelt: van het indienen van de uitgave tot het ontvangen van het bedrag op hun persoonlijke accounts.

Laat je uitgaven over aan Pleo

Geloof het of niet, maar er is een (nog) simpelere manier om je bedrijfsuitgaven te beheren. Templates helpen je een eind op weg, maar met Pleo kom je er een stuk sneller en krijg je meer grip op je financiën.

Vervang handmatig beheer door digitale bonnetjesregistratie

Het bijhouden van bonnetjes is misschien wel het lastigste onderdeel van handmatige uitgavenrapportage. Dat kan simpeler: met de Pleo-app hoef je enkel het bonnetje te fotograferen.

Elke aanschaf wordt in realtime gecategoriseerd

Het Pleo-uitgavensysteem categoriseert al je aankopen, waardoor je financiële team de bedrijfsuitgaven in realtime kan bijhouden.

Bespaar tijd en geld op het verwerken van je uitgaven

Handmatige uitgavenrapporten zijn gevoelig voor menselijke fouten en vertragingen in je workflow. Bespaar tijd en voorkom fouten met Pleo's automatische uitgavenrapporten.