Un rapport de dépenses est un document qui garde une trace des sommes dépensées avec l'argent de l'entreprise.

Ce modèle gratuit et simple épargne beaucoup de travail à votre personnel au moment de soumettre des rapports de dépenses. Il indique exactement ce qui est nécessaire pour que les collaborateurs soient payés à temps et fournit à votre équipe Finance toutes les informations dont elle a besoin pour approuver les paiements le plus rapidement possible.

Comment utiliser le modèle de rapport de dépenses ?

Pour faciliter son utilisation, le formulaire de rapport de dépenses a des catégories prédéfinies. Afin d'éviter tout retard de paiement, assurez-vous de remplir le formulaire de manière aussi détaillée que possible. Voici toute la procédure pour soumettre une note de frais en utilisant ce modèle :

• Remplissez toutes les informations requises sur l'entreprise et l'employé, y compris le nom, l'adresse, le département et le numéro de TVA.
• Sélectionnez un mode de remboursement dans le menu déroulant (vous pouvez choisir entre un paiement en espèces et un virement bancaire).
• Remplissez les informations requises sur le compte, y compris le nom complet de la personne titulaire, le code guichet, le numéro de compte et le nom de la banque.
• Indiquez la date de la dépense et le nom complet de l'établissement.
• Sélectionnez une description de la dépense dans le menu déroulant, par exemple « hébergement », « marketing » ou « restauration ».
• Sélectionnez une description dans le menu déroulant de la colonne « Reçu », par exemple « hébergement », « marketing » ou « restauration », puis importez un fichier depuis votre ordinateur.
• Indiquez le montant total de la dépense, en veillant à détailler chaque élément si vous soumettez plusieurs dépenses à la fois.

À quoi devrait ressembler votre modèle de rapport de dépenses ?

Il existe d'innombrables types de dépenses, qu'il s'agisse d'un café lors d'un rendez-vous client ou de l'achat d'un billet d'avion pour se rendre au siège social de l'entreprise. Mais malgré la grande diversité des frais, ce modèle est adapté à toutes les dépenses courantes de l'entreprise.

Pour assurer des remboursements rapides et satisfaire votre équipe Finance, un modèle de rapport de dépenses doit :

• comporter des informations tant sur l'entreprise que sur l'employé qui demande un remboursement ;
• être accessible à tout le monde via un ordinateur de bureau ou un mobile (surtout pour les modifications de dernière minute) ;
• inclure autant de détails que possible pour chaque dépense, y compris la catégorie, la date et le reçu ;
• permettre la personnalisation pour s'adapter aux politiques et à l'image de marque de votre entreprise, ainsi qu'aux types de dépenses les plus fréquents ;
• être intuitif à utiliser, en décrivant tout ce qui est nécessaire pour être payé à temps, mais aussi ce qui est requis afin que l'équipe Finance n'ait pas besoin de faire des relances.

Les avantages de la centralisation des frais professionnels à l'aide de modèles de rapports de dépenses

Les dépenses s'accumulent rapidement, surtout pour les équipes en pleine croissance. En suivant tous les frais de vos employés au même endroit, vous pouvez visualiser plus facilement les dépenses du personnel (et leurs montants), pour conserver une vision claire des finances de l'entreprise.

Un meilleur contrôle financier

En fin de mois, les équipes Finance ont généralement du pain sur la planche. Entre les reçus égarés et les achats non justifiés, la situation peut rapidement devenir incontrôlable. Les rapports de dépenses fournissent un aperçu clair des dépenses effectuées par les différents équipes, permettant au département financier de profiter d'une transparence totale et d'un meilleur contrôle financier.

Un processus de remboursement simplifié

Un bon suivi et des rapports de dépenses exacts permettent au département Finance de garder le contrôle et à votre équipe d'être remboursée à temps (et avec le bon montant). Un modèle de rapport de dépenses prédéfini laisse peu de place à l'erreur, ce qui accélère l'ensemble du processus de remboursement, de la soumission de la dépense à la réception du montant sur le compte bancaire de l'employé.

Laissez Pleo gérer vos dépenses

Croyez-le ou non, il existe un moyen (encore) plus simple de gérer les dépenses de votre entreprise. Les modèles peuvent bien sûr être utiles pour faciliter le processus, mais Pleo accélère la cadence, tout en permettant à l'équipe Finance de garder le contrôle.

Supprimez les tâches manuelles grâce à la saisie numérique des reçus

La gestion des reçus est l'une des parties les plus difficiles des rapports de dépenses manuels. Nous facilitons cette étape : il vous suffit d'utiliser l'application Pleo pour prendre en photo votre reçu.

Chaque achat catégorisé correctement devant vos yeux

Le système de gestion des frais de Pleo catégorise tous les achats, ce qui facilite le suivi des dépenses en temps réel pour l'équipe Finance.

Économisez du temps, de l'argent et beaucoup de travail pour chaque dépense

Entre les erreurs humaines et les retards, il est parfois difficile de se fier aux rapports de dépenses manuels. Le simple fait de devoir corriger ces erreurs vous ralentit, mais la solution de rapport de dépenses automatisée de Pleo vous permet de récupérer ce temps.