Utilizando Pleo - Cooltra
Cómo Cooltra redujo en un 80% los recibos perdidos gracias Pleo
El reto
¿Te imaginas lo que sería llevar tus finanzas sobre ruedas? Pues en Cooltra saben algo de eso, tanto de ruedas como de finanzas eficientes y optimizadas. Por algo son líderes en movilidad sostenible a dos ruedas en Europa.
Fundada en Barcelona, está presente en 8 países y opera bajo dos líneas de negocio: B2B, ofreciendo flotas de motos y bicicletas eléctricas a empresas y administraciones públicas mediante soluciones de renting, y B2C, con servicios de moto-sharing disponibles en más de 24 ciudades europeas. La empresa cuenta con más de 500 empleados distribuidos en Europa y centraliza su gestión desde su sede en Barcelona.
Antes de implementar Pleo, el equipo financiero de Cooltra se enfrentabaa grandes dificultades para gestionar los gastos de la empresa:
Gestión manual y procesos ineficientes
Los empleados utilizaban tarjetas de crédito y entregaban recibos al final de mes. La información se descargaba desde el banco Excel y se enviaba al usuario responsable para que completara detalles como el centro de coste y la cuenta contable. Estos datos debían devolverse al equipo financiero junto con los recibos escaneados o en formato físico.
Fricción entre equipos
La falta de automatización generaba sobrecarga administrativa en el equipo financiero y molestias para los equipos operativos, quienes necesitaban dedicar tiempo a tareas administrativas ajenas a sus funciones principales.
Recibos perdidos y retrasos
Más de la mitad de los recibos no se recibían a tiempo o incluso nunca llegaban. Esto afectaba el cierre mensual y el reporting, además de crear riesgos fiscales.
La solución
Cooltra implementó Pleo como una solución integral para la gestión de gastos, lo que les permitió automatizar procesos y establecer un control centralizado de los gastos.
Según Francesc Madurell, CFO de Cooltra:
“Con una inversión de tiempo muy baja, hemos logrado grandes beneficios. Pleo nos ha permitido reducir fricciones entre equipos, mejorar la calidad del reporting y tener un control mucho más claro de los gastos. Desde el primer momento, el soporte del equipo de Pleo fue excelente, y la herramienta ha sido fácil de implementar y utilizar por parte de todos los empleados.”
Con tarjetas virtuales y temporales, sus equipos pueden pagar viajes y necesidades puntuales sin preocuparse por los reembolsos. Los flujos de aprobación aseguran control total en cada etapa, mientras que el reporting automatizado —integrado directamente en su ERP— elimina errores y libera tiempo para lo que realmente importa.
Los resultados
La implementación de Pleo ha transformado la gestión de gastos de Cooltra:
Reducción del 80% en recibos perdidos
Gracias a la automatización, menos del 10% de los recibos quedan pendientes al cierre mensual.
Ahorro significativo de tiempo
La automatización ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos. Ahora el equipo financiero puede enfocarse en tareas estratégicas, en lugar de perseguir recibos o validar información manualmente.
Mayor transparencia y control
Los flujos de aprobación y las tarjetas personalizadas han permitido tener un mejor control del presupuesto y evitar gastos no autorizados.
Mejor relación entre equipos
La eliminación de fricciones entre el equipo financiero y los equipos operativos ha mejorado la colaboración interna.
Implementación rápida y éxito inmediato
La configuración inicial se completó en menos de tres semanas, con un soporte continuo por parte del equipo de Pleo, quien ayudó a adaptar la herramienta a las necesidades específicas de Cooltra.
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