Customer Case – Cubitts
Finanzteam und Business auf einen Nenner gebracht
Die Herausforderung
Der Brillenhersteller Cubitts wurde 2012 aus einer einfachen Überzeugung heraus gegründet: Schlechte Sehkraft sollte als Geschenk betrachtet werden – nicht als Fluch. Gründer Tom Broughton ist überzeugt, dass eine Brille ein Accessoire ist, auf das man stolz sein kann – zeitlos und für die Ewigkeit gemacht.
Was mit einer einfachen Idee begann, wurde zur Erfolgsgeschichte: 16 Geschäfte, verteilt über ganz Großbritannien – und sogar eine Brillenwerkstatt direkt im Londoner Hauptsitz.
Das Unternehmen wächst – doch das Finanzteam? Besteht weiterhin aus nur drei Leuten. Mal Esankamal, Head of Finance, erinnert sich noch gut an die Zeit, als sich die Finanzabteilung wie ein Gegenspieler zum Rest des Unternehmens anfühlte. Monatsabschlüsse waren chaotisch: fehlende Spesen, verpasste Deadlines – und das war längst nicht alles, womit Mals Team zu kämpfen hatte.
Fehlende Belege
Vor Pleo gingen jeden Monat mindestens 20 Belege verloren. Die Mitarbeitenden mussten ihre Ausgaben manuell einreichen – klar, dass dies im Tagesgeschäft oft unterging. Eine Person fiel dabei immer wieder negativ auf. Das Finanzteam lief ihr zum Monatsende tagelang hinterher, bis sich endlich eine Schreibtischschublade öffnete und ein ganzer Stapel Belege zum Vorschein kam.
Probleme bei der Datenerhebung
Da die meisten Mitarbeitenden ihre Belege erst am Monatsende in aller Eile hochluden, waren die Daten, die das Finanzteam erhielt, oft fehlerhaft oder es fehlten wichtige Details. Das Finanzteam musste dann stundenlang Excel-Tabellen durchforsten und mit Kreditkartenabrechnungen abgleichen – ein mühsamer, zeitraubender Prozess. Allein das Zusammenstellen der richtigen Daten kostete oft einen ganzen Arbeitstag.
Weniger Zeit für wichtige Aufgaben
Das Finanzteam von Cubitts besteht aus drei Personen: Finance Director, Head of Finance und Assistant Accountant. Umso wichtiger, dass Zeit für Aufgaben mit echtem Mehrwert genutzt wird. Als Assistant Accountant versuchte Alice sich auf die Kreditorenbuchhaltung zu konzentrieren, aber ein chaotischer Spesenprozess ließ ihr wenig Raum für zentrale Aufgaben wie das Buchen von Rechnungen oder das Abgleichen von Kontoauszügen.
Die Lösung
Eine Plattform fürs Ausgabenmanagement, mit der Store Manager:innen eigenständig notwendige Einkäufe tätigen können – während das Finanzteam trotzdem den Überblick behält.
„In vielen Unternehmen herrscht eine gewisse Distanz zwischen dem Finanzteam und dem Rest des Teams. Pleo erleichtert beiden Seiten das Leben. Bei uns hat sich die Zusammenarbeit deutlich verbessert.“
Das Ergebnis
Mal war auf der Suche nach einer Spesenlösung, die allen im Unternehmen das Leben erleichtert – von den Optiker:innen bis hin zur Geschäftsführung. Pleo erfüllte diese Anforderungen in mehrfacher Hinsicht: Die Lösung passte nicht nur perfekt in die bestehende Struktur von Cubitt, sondern ließ sich auch problemlos mit dem Unternehmen skalieren. Noch dazu kam Pleo bei den Mitarbeiter:innen durchweg gut an.
Vollständiger Ausgabenüberblick
Pleo versorgt Cubitts mit einer Fülle von Live-Daten – und das zahlt sich aus. Zu sehen, wer wann wofür Geld ausgibt, ermöglicht Mal und seinem Team, proaktiv dort zu sparen, wo Ausgaben unnötig sind. Zudem lassen sich individuelle Kartenlimits einfach festlegen und unterstützen so das Budgetmanagement. Mit Pleo spart Cubitts pro Nutzer:in bis zu 100,00 GBP im Monat.
Hilfe, wenn’s darauf ankommt
Vorausgefüllte Felder in der App machen die Nutzung für alle Mitarbeitenden mit Pleo-Karte denkbar einfach. Probleme beim Bezahlen? Praktisch nie. Und wenn doch, ist der Support sofort zur Stelle. Ob beim Einrichten der Pleo-Plattform oder beim Bezahlen – die Mitarbeiter:innen von Cubitts schätzen es, jederzeit schnell eine Antwort auf ihre Fragen zu bekommen. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Schnelle Entscheidungsfindung
Der Vorteil, wenn alle eine Pleo-Karte haben? Jeder kann genau das kaufen, was für die Arbeit gebraucht wird – wann immer es nötig ist – und natürlich innerhalb der vom Finanzteam festgelegten Limits. Egal, ob Store Manager:innen eine neue Filiale eröffnen und noch Ausstattung besorgen müssen oder jemand aus der IT-Abteilung ein Zugticket ins Büro nach Cambridge benötigt – einfach Pleo-Karte zücken und los geht’s. Ganz ohne Warten auf Genehmigungen, die Zeit kosten und die Unternehmensprozesse bremsen.
Mehr Miteinander zwischen Finanz- und anderen Teams
Der vielleicht größte Vorteil: Pleo hat die Unternehmenskultur nachhaltig positiv verändert. Durch die gelungene Balance zwischen Kontrolle für das Finanzteam und Freiraum für die Mitarbeitenden ist der Arbeitsalltag für alle einfacher geworden – und angenehmer. Keine Nachfragen mehr von Mal und Alice, und niemand im Büro muss stundenlang Excel-Tabellen ausfüllen. Alles läuft automatisiert – so, wie es sein sollte.
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