Esta plantilla lista para usar facilita a los equipos reclamar sus deducciones por kilometraje, al mismo tiempo que ahorra mucho tiempo al departamento de finanzas. Así es cómo hacer el seguimiento de cada viaje:

• Rellena los espacios en blanco

Empieza añadiendo tus datos, incluyendo tu nombre completo, en la parte superior izquierda de la plantilla. Luego, registra la lectura de tu cuentakilómetros al principio de tu viaje y al final del periodo de seguimiento.

• Registra cada paso

Para cada viaje, introduce la fecha y selecciona el propósito de cada viaje desde el menú desplegable, como “Negocios” o “Personal". Asegúrate de proporcionar detalles de cada viaje, como conferencia o reunión. Luego, introduce la dirección de destino y el punto de partida con la cantidad total de kilómetros recorridos.

• Añade la información de tu coche

Aclara si el coche es de tu propiedad o si pertenece a tu empresa. No dejes ningún detalle sin mencionar, añadiendo toda la información adicional sobre el coche, como el tipo de vehículo y la cilindrada.

• Nos encargaremos de calcular las deducciones por ti

Los kilómetros de negocio se calculan automáticamente y se ingresan en la columna 'kilómetros de negocio' de la plantilla. El monto total de la deducción se calcula utilizando la tasa oficial de reembolso por kilómetro en España para 2024.

¿Cómo se calcula el coste del kilometraje?

Por ejemplo, la tasa de kilometraje actual en el Reino Unido, establecida por HMRC, es de 45p por cada milla para las primeras 10.000 millas en el año fiscal (y 25p por cada milla adicional). O si cruzamos el charco, en Estados Unidos, el IRS ha fijado la tasa en 67 centavos por milla. Todo suma, así que consulta la tasa establecida en tu país y aprovecha al máximo cada milla.

Las diferentes formas de registrar y calcular tu kilometraje

El seguimiento del kilometraje se puede hacer de varias maneras. Por un lado está el método ancestral de registrar y calcular manualmente cada kilómetro recorrido, y por el otro, confiar en la tecnología para asegurarse de que los equipos reciban el reembolso correcto (y a tiempo).

Registro manual

Llevar un registro manual de todos tus kilómetros es una tarea agotadora. Registrar tu kilometraje manualmente supone un riesgo de cometer errores humanos y posiblemente perder la cuenta de tus viajes, lo que hace que el proceso de reembolso sea innecesariamente largo.

Plantilla digital

Llevar un registro digital de tus viajes de negocios en coche te permite almacenar mejor los datos a la hora de reclamar esos kilómetros y reembolsos. La plantilla gratuita de Kilometraje de Pleo también hace los cálculos por ti, asegurándose de que todos los datos sean precisos.

Aplicación de seguimiento del kilometraje

La forma definitiva de mantener tu kilometraje bajo control es utilizando una aplicación de principio a fin que detalla cada viaje y guarda los registros de forma segura para cuando los necesites. Con una aplicación de seguimiento de kilometraje tendrás datos más precisos.

Digitalizar tu kilometraje es bueno para tu negocio

Asegurarte de que cada kilómetro cuente gracias a una aplicación de seguimiento no solo garantiza que no haya lagunas en tus datos, sino que también genera registros precisos para que el equipo de finanzas los exporten fácilmente.

✅ Toma decisiones basadas en datos

✅ Almacene los registros de forma segura y protegida

✅ Ahorra un montón de tiempo (y dinero)

Usar Pleo para el kilometraje sale a cuenta

Una app de kilometraje para que no se te escape ni una

Simplifica tu proceso de kilometraje y garantiza un reembolso preciso para todos los gastos de viajes relacionados con trabajo. La función de reembolso de gastos de Pleo calcula automáticamente la distancia y los gastos de combustible en cada viaje de empresa. Solo tienes que indicar en nuestra aplicación dónde empezó el viaje y dónde terminó, y nosotros nos encargamos de calcular el gasto de kilometraje.

Tarjetas de combustible para empresas con límites individuales de gasto

Dale una tarjeta de empresa inteligente Pleo a los miembros de tu equipo que conducen por trabajo. La pueden utilizar para pagar la gasolina que necesitan y en la oficina, tu departamento financiero puede ver cada pago en tiempo real. Así de fácil.

Reembolso de combustible sin complicaciones

Simplifica el proceso de reembolso de gastos al proporcionar un registro claro y transparente de todos los gastos de kilometraje. Con Pleo, tu equipo puede subir fácilmente los recibos, facilitando que el departamento financiero revise y apruebe los gastos para reembolsarlos.

¿Alguna pregunta sobre las tarjetas de combustible para empresas? Estamos aquí para responderla

¿Cuánto tiempo te exige la Agencia Tributaria (AEAT) que conserves los registros?

Según la AEAT, las empresas deben mantener registros durante un mínimo de 3 años desde la fecha en que presentaste la declaración original, o 2 años desde la fecha en que pagaste impuestos.

¿Cómo puede una plantilla de registro de kilometraje ayudar con las deducciones fiscales?

Llevar un registro del kilometraje es clave para asegurarte de que todas tus cuentas cuadren y de que tu equipo reciba la compensación justa. Al utilizar una plantilla que funcione de acuerdo con la tasa de kilometraje oficial de cada país, el equipo de finanzas puede estar tranquilo sabiendo que todo está en regla. Además, podrás calcular la asignación por kilometraje al solicitar el reembolso de impuestos.