Una nota de gastos es un documento que registra el dinero gastado utilizando el dinero de la empresa.

Esta plantilla gratuita y sencilla ahorra a tu equipo una gran cantidad de trabajo al enviar notas de gastos. Incluye exactamente lo que necesitas para asegurarte de que tu equipo recibe su dinero a tiempo y proporciona al departamento financiero todo lo que necesita saber para aprobar el pago lo más rápido posible.

Cómo utilizar la plantilla de nota de gastos

La plantilla de nota de gastos es fácil de usar. Para evitar retrasos en el pago, asegúrate de completar el formulario de gastos con el máximo detalle posible. Aquí tienes todas las instrucciones para enviar un gasto utilizando esta plantilla:

• Rellena todos los campos obligatorios de la empresa y el empleado, incluyendo: nombre, dirección, departamento, identificación de IVA.
• Selecciona el tipo de reembolso desde el menú desplegable (puedes elegir entre un pago en efectivo o transferencia bancaria).
• Rellena los detalles de cuenta requeridos, incluyendo el propietario de la cuenta, código de sucursal, número de cuenta y nombre del banco.
• Introduce la fecha del gasto y el nombre completo del establecimiento.
• Selecciona la descripción del gasto desde el menú desplegable, por ejemplo: alojamiento, marketing o comida y bebida.
• Selecciona la descripción de los gastos en el menú desplegable, por ejemplo: alojamiento, marketing o comida y bebida del recibo a través de la columna "recibo". A continuación, sube el archivo desde tu ordenador.
• Introduce el importe total del gasto, asegurándote de desglosar los gastos si se presentan múltiples gastos.

Cómo debería ser tu plantilla de gastos

Los gastos pueden ser de diferentes tipos y formas, desde un café en una reunión con un cliente hasta un vuelo nada barato a la sede de la empresa. A pesar de la variedad de los gastos que tu equipo presenta, esta plantilla de nota de gastos es única para los gastos más comunes de la empresa.

Para reembolsos más rápidos y un equipo financiero más feliz, tu plantilla de gasto debería:

• Contar con los detalles tanto de la empresa como del empleado que solicita el reembolso del gasto.
• Ser accesible para todos, tanto en pantalla como en dispositivo móvil (especialmente para esos cambios de último hora).
• Incluir tantos detalles como sea posible para cada gasto, incluyendo categoría, fecha y recibo.
• Permitir que sea personalizable para que se adapte a las políticas de tu empresa, a tu marca y a los tipos de gastos más habituales.
• Ser intuitiva. Indica todo lo que hace falta para recibir el pago a tiempo, pero también lo que hace falta para evitar que Finanzas tenga que ir detrás de cada gasto.

Los beneficios de centralizar el gasto de tu empresa con plantillas de notas de gastos

Los gastos se acumulan rápidamente, sobre todo para los equipos en fase de crecimiento. Al controlar todos los gastos de tus empleados en un mismo lugar, puedes visualizar mejor qué (y cuánto) está gastando tu empresa. De lo contrario, todo se vuelve un poco menos claro.

Más control financiero

Cuando llega el final del mes, los equipos financieros tienen mucho que hacer. Con recibos sueltos y compras sin justificar, las cosas se pueden salir rápidamente de control. Las notas de gastos proporcionan una visión clara de en qué están gastando los equipos, permitiendo que el departamento financiero tenga control total de la situación.

Proceso de reembolso simplificado

Controlar y registrar correctamente los gastos significa que el departamento financiero tenga un buen control y que tu equipo cobre a tiempo (y con el importe correcto). Una plantilla de gastos deja un margen de error mínimo, lo que acelera todo el proceso de reembolso, desde el registro del gasto hasta el reembolso del importe de vuelta en su cuenta personal.

Déjale los gastos a Pleo

Lo creas o no, hay una manera (incluso) más fácil de gestionar el gasto de tu empresa. Mientras que las plantillas pueden ponértelo fácil, Pleo puede hacer que sea pan comido, y todo mientras tienes todas tus finanzas bajo control.

Elimina las tareas manuales con la captura digital de recibos

Llevar un registro de los recibos es una de las partes más difíciles de las notas de gastos manuales. En Pleo te lo ponemos fácil con la aplicación para hacer una foto a tu recibo.

Cada compra categorizada a simple vista

El sistema de gastos de Pleo categoriza todas las compras, lo que facilita al departamento financiero hacer un seguimiento del gasto en tiempo real.

Ahorra tiempo, dinero y mucho trabajo en cada gasto

Los errores humanos y los retrasos hacen que sea difícil depender de las notas de gastos manuales. Corregir esos errores implica retrasos, pero la gestión automatizada de gastos de Pleo te hará recuperar ese tiempo.