Koto bruger Pleo
Sådan reducerede Koto antallet af personer involveret i deres udgiftsproces fra seks til én
Udfordringen
Lad os præsentere Koto Studio – et konsulentfirma, der arbejder på at bringe virksomheders vision og mission til live gennem ord og design. Teamet består af over 100 medarbejdere, primært designere, kreative tænkere og strateger.
Koto blev stiftet i 2014 og har været med på Pleos rejse næsten fra dag ét. Pleo blev implementeret tidligt i virksomheden, og løsningen har spillet en afgørende rolle i forhold til at etablere processer for håndtering af udgifter – noget, som brandstudiet kæmpede med helt fra begyndelsen, især da det kun var Caroline, der holdt skansen.
Manglende kvitteringer ved månedsluk
Før Pleo skulle der ved hvert månedsluk gøres rede for tonsvis af mistede kvitteringer. De få kvitteringer, der overlevede månedens udgang, lå krøllede og opstablet på hendes skrivebord med en skriblet note, der begrundede købet. I alt manglede omkring halvdelen af kvitteringerne for virksomhedens udgifter hver måned.
Manglende retningslinjer for, hvad teamet kunne købe
Efterhånden som Kotos team voksede, blev det en umulig opgave at holde styr på medarbejdernes udgifter, og der fandtes ikke nogen retningslinjer for, hvad der blev defineret som et arbejdsrelateret køb. Processen var flydende, og folk brugte pengene, som vinden blæser. Ofte var medarbejdere utilpasse, når de skulle købe ting til deres arbejde, og køb var forbundet med en vis grad af skyld.
En rodet udgiftsproces for alle involverede
Caroline brugte flere timer på at pløje sig igennem bunker af papirarbejde, der skulle behandles og overdrages til økonomiafdelingen, for at sikre, at alt blev bogført og arkiveret korrekt. Det hørte desværre kun til sjældenhederne, at alle de nødvendige oplysninger om et køb var angivet korrekt, hvilket resulterede i endeløs kommunikation frem og tilbage.
Løsningen
En alt-i-én-platform, der samler alle virksomhedens udgifter i én proces og giver økonomiafdelingen værdifulde indsigter i og overblik over virksomhedens forbrug.
"Før vi brugte Pleo, var der op til seks personer involveret i behandlingen af én udgift. Én person stod for at godkende udgifter, en anden skulle jagte data, og en tredje havde ansvaret for at tilbagebetale pengene. Nu er det blevet fuldstændig strømlinet. I dag er der kun to personer involveret: medarbejderen og en i økonomiafdelingen, som bogfører udgiften. Det tager kun én dag for én person om ugen at behandle alle udgifter. Før var det samlede antal timer for seks personer mindst det dobbelte."
Resultatet
Som COO for et brandstudio i vækst med tilstedeværelse i flere forskellige lande er det indlysende, at Caroline har større fisk at stege end at godkende kedelige udgifter. Pleo har ikke kun hjulpet med at frigøre værdifuld tid, men har også givet hendes team mulighed for at gøre tingene anderledes og identificere besparelsesmuligheder i virksomheden.
Større kontrol og bedre overblik
Pleo gav Koto mere kontrol over deres virksomhedsudgifter takket være funktioner til at opsætte individuelle forbrugsgrænser, spærre firmakort når som helst og spore forbrug i realtid. Dette niveau af kontrol betyder, at Koto har fået et bedre overblik over deres overordnede forbrug. Det giver Koto-teamet mulighed for at træffe hurtige, datadrevne og strategiske beslutninger.
Mere strategisk tænkning
Før Pleo brugte Caroline alt for meget af sin tid på at jagte mistede kvitteringer og manglede oplysninger om udgifter. I dag er historien en helt anden. Nu har alle teams de oplysninger, de skal bruge til at foretage arbejdsrelaterede køb, og økonomiafdelingen kan håndtere udgifter, velvidende at alle detaljer er på plads. Caroline har i stedet fået en mere strategiske rolle, der har en større indvirkning på virksomheden.
Selvstændiggørelse af medarbejdere
Pleo hjælper Koto med at gøre medarbejdere på tværs af virksomheden i stand til at foretage de nødvendige betalinger hurtigt – uden at skulle i gennem tidskrævende godkendelsesprocesser. Pleo giver dem ansvar for at købe det, de har brug for til at udføre deres job, og Koto viser dem den tiltrængte tillid.