Bonzer bruger Pleo
Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro
Udfordringen
Sig hej til Bonzer, et specialiseret SEO-bureau, der tror på, at søgedynamikken er en af de mest evergreen måder at sikre, at du bliver opdaget som virksomhed på. Uanset om det er Google, Bing eller YouTube, praler virksomheden af at leve og ånde i denne dynamik, og de hjælper virksomheder i hele Norden med at nå ud til deres publikum gennem søgeoptimering.
Bonzer blev stiftet i København i 2017 og var en af Pleos beta-brugere. Virksomheden er vokset i takt med Pleo siden begyndelsen, ogg efterhånden som virksomheden voksede, voksede også virksomhedens marketingaktiviteter (og -udgifter), samt dens tech-stack.
Manglende overblik over marketingudgifter
Ulrich var nødt til at hoppe mellem de forskellige reklameplatforme og Hubspot i et forsøg på at sammensætte, hvor meget der var blevet brugt på tværs af kanalerne, og hvor meget der skulle betales. Dette resulterede i tilfælde, hvor Ulrich troede, at han stadig var inden for marketingbudgettet for måneden, mens Johannes gjorde opmærksom på, at han var 20 % over budgetet.
Mindre tid til vigtige opgaver
Med en omfattende samling værktøjer, abonnementer og softwareprogrammer, der genererer cirka 200 kvitteringer hver måned, var det svært at holde styr på alle disse udgifter og samtidig håndtere bogføringen af de tilhørende kvitteringer. Dette efterlod Johannes med meget lidt tid til at arbejde med processer eller planer, der kunne få større indflydelse på virksomheden.
Flere eksterne bogholdere på tværs af enheder
Da Johannes først blev ansat hos Bonzer, brugte hver af de tre enheder (Danmark, Sverige, Norge) eksterne bogholdere som en del af processen for månedsluk. Dette betød selvfølgelig flere omkostninger, men krævede også, at der blev brugt mere tid på at bevare et forkromet overblik, så alle konti blev afsluttet korrekt.
Løsningen
En holistisk løsning til virksomhedens forbrug, der registrerer hver eneste udgift på tværs af alle enheder, kan integreres med alle Bonzers lokale regnskabssystemer og holder styr på marketingudgifter fra én central platform.
"For to år siden internaliserede vi alt – og Pleo spillede en stor rolle i dette. Med Pleos funktion til flere enheder kunne vi opsætte regnskabsintegrationerne for alle tre enheder direkte fra platformen, hvilket gjorde det muligt for os at nå til et punkt, hvor alt relateret til vores økonomiafdeling kunne håndteres af én person." – Johannes Max Fichtner, CFO
Resultatet
Som CFO har Johannes mange hatte på. Han arbejder med alt fra finansiel planlægning til cash flow-optimering og juridiske opgaver. Derfor har Johannes også bedre ting at tage sig til end at jage folk efter kvitteringer og administrere flere eksterne revisorer. Pleo har ikke kun hjulpet Bonzer med at frigøre dyrebar tid for Johannes og Ulrich, som de kan bruge på at arbejde med mere strategiske spørgsmål sammen, men det har også resulteteret i højere produktivitet i hele virksomheden.
Mere kontrol og bedre overblik over marketingudgifter
Ulrich og Johannes så næsten øjeblikkeligt fordelene ved at bruge leverandørkort til at få styr på virksomhedens marketingudgifter. Nu kan de samle alt på én platform og hurtigt få overblik over, hvor meget der er betalt til marketing i løbet af en given måned. Det giver også Ulrich mulighed for selvstændigt at administrere marketingbudgettet med et enkelt kort, der udelukkende er dedikeret til forbrug i marketingteamet.
Simepl afslutning af regnskabet på tværs af enheder
Ved hjælp af Pleos funktion til flere enheder har Johannes nu et komplet overblik og bedre ejerskab over de samlede udgifter på tværs af virksomheden (og han har ikke længere brug for de eksterne bogholdere). Eftersom Pleo kan integreres med ethvert regnskabsprogram på markedet, blev det muligt for dem at internalisere alle regnskabsprocesser.
Enorme tids- og omkostningsbesparelser
Ulrich estimerer, at Fetch (Pleos integration til Gmail, Outlook og Microsoft 365) sparer brugere 5-6 timers arbejde, da de ikke behøver selv at finde og uploade deres kvitteringer. Denne tidsbesparelse svarer til 10.000 DKK om måneden.
Mere tid til strategi
I dag registreres og behandles mellem 80 og 90 % af kvitteringerne gennem Pleo. Det betyder også, at Johannes kun bruger omkring 1-2 timer om måneden på at regnskabsføre de tidligere nævnte 200 kvitteringer. Han sparer med andre ord en hulens masse tid. Den vigtigste fordel ved at bruge Pleo, fortæller Ulrich, er, at Johannes får tid til at spille en større rolle i en strategisk kontekst.
Holistisk gennemgang af udgifter
Med funktioner som Pleos Analyse-dashboard får Johannes det vigtige overblik over, hvad der bliver brugt penge på, hvilket er en stor fordel, når man gennemgår de regelmæssige omkostninger for hele virksomheden.